22 févr. 2024
Intro
Animer un atelier est loin d'être simple.
Il ne faut pas avoir peur de prendre la parole mais en même temps il ne faut pas la monopoliser, il faut donner du rythme mais en même temps, il faut savoir prendre le temps à certains moments, il faut savoir laisser la place à l'autre mais il ne faut pas se laisser dépasser et sortir de l'objectif pour autant, il faut rester neutre et pourtant, on rêve de donner son avis pour mieux cadrer...
Il ne faut pas être timide ni réservé mais il ne faut pas laisser son ego prendre le dessus.
On en a même fait un métier : la Facilitation !
Quand on est consultant, on doit savoir animer des ateliers pour pouvoir mieux y participer ensuite.
Ce n'est peut-être pas votre exercice préféré mais comprendre les enjeux en pratiquant donne une compréhension supérieure par rapport à quelqu'un qui a uniquement participé.
Cet article a pour but de vous donner des bases et des conseils pour animer un atelier de la meilleure des façons, mais avant cela, regardons l'Histoire et les différents types de facilitation car c'est de la culture G !
Historique
L'histoire de la facilitation, ou le développement de l'art et de la pratique de faciliter les processus de groupe, est divisée en plusieurs périodes-clés.
On retrouvera des appellations différentes selon les époques : médiateur, sage, animateur...
Les racines antiques et médiévales
Bien que le terme "facilitation" ne fût pas utilisé, les concepts de base de la facilitation existaient dans les pratiques de médiation et de résolution de conflits des civilisations anciennes et médiévales.
Les leaders, les sages et les médiateurs jouaient souvent un rôle clé dans la facilitation des discussions et des négociations.
L'émergence de la facilitation moderne (fin du 19e siècle - début du 20e siècle)
Avec l'avènement de la psychologie industrielle et organisationnelle, les concepts de facilitation ont commencé à prendre forme.
Les chercheurs et les théoriciens comme Kurt Lewin ont joué un rôle important dans l'application de la théorie des groupes aux organisations.
L'ère de l'innovation (milieu du 20e siècle)
Cette période a vu l'émergence de différentes approches et techniques de facilitation, notamment dans le cadre de la dynamique de groupe, du développement organisationnel et de l'éducation des adultes.
Des méthodes comme la facilitation de réunions, la modération de groupes et les ateliers interactifs ont été développées.
La globalisation et la technologie (fin du 20e siècle - début du 21e siècle)
Avec la mondialisation et l'avènement des technologies de l'information, la facilitation a évolué pour inclure des approches virtuelles et interculturelles.
La facilitation en ligne et les outils numériques pour la collaboration en groupe sont devenus courants.
Le 21e siècle et au-delà
La facilitation continue de se développer avec de nouvelles méthodologies et approches, telles que la facilitation agile, la pensée design, et la facilitation centrée sur l'utilisateur. L'accent est mis sur l'inclusivité, la durabilité et l'adaptation aux changements rapides dans le monde.
Les différents types de Facilitation et une catégorie à part
Facilitation de Groupe ou de Réunion
Cette forme de facilitation se concentre sur la conduite de réunions ou de groupes de travail. L'objectif est d'assurer une communication efficace, de promouvoir la participation équitable, de résoudre les conflits et de parvenir à des décisions consensuelles.
Facilitation Stratégique
Utilisée dans la planification stratégique et les sessions de brainstorming, cette approche aide les groupes à définir des objectifs, à élaborer des stratégies et à planifier des actions. Elle implique souvent la création de visions et la définition d'objectifs à long terme.
Facilitation de Processus
Centrée sur l'amélioration et l'optimisation des processus au sein d'une organisation. Cela peut inclure l'identification des goulots d'étranglement, la simplification des procédures et l'amélioration de l'efficacité opérationnelle.
Facilitation en Développement Organisationnel
Ce type s'adresse aux changements organisationnels. Il implique souvent des interventions visant à améliorer la culture d'entreprise, le leadership, la coopération entre les départements et la gestion du changement.
Facilitation de la Formation et de l'Éducation
Dans le contexte éducatif, la facilitation vise à optimiser l'apprentissage. Elle peut impliquer des techniques interactives, des discussions de groupe, et l'usage de technologies éducatives pour renforcer l'engagement et la compréhension.
Facilitation en Résolution de Conflits
Utilisée pour gérer et résoudre les conflits au sein d'un groupe ou entre des individus. Cette approche implique la médiation, la négociation et d'autres techniques pour parvenir à une compréhension mutuelle et à une résolution des différends.
Facilitation en Design Thinking
Applique les principes du design thinking pour aider les groupes à résoudre des problèmes complexes. Elle implique la créativité, l'expérimentation et l'itération pour développer des solutions innovantes.
Facilitation en Ligne ou Virtuelle
Avec la montée du travail à distance et des technologies numériques, cette facilitation se déroule dans un environnement virtuel. Elle nécessite des compétences spécifiques pour engager les participants et gérer les interactions dans un espace numérique.
Une catégorie à part : la facilitation graphique
La facilitation graphique, en tant que composante transversale, peut être intégrée dans presque tous les types de facilitation pour améliorer la communication, renforcer l'engagement et fournir une documentation visuelle claire des discussions et des décisions. Elle ajoute une dimension visuelle qui peut rendre les processus de facilitation plus dynamiques et mémorables.
Voici différentes techniques de facilitation graphique:
Le scribing : retranscription graphique en temps réel d’une discussion
Le sketchnote : prise de note graphique lors d’une réunion, d’une conférence, etc. (c’est la méthode la plus répandue de la facilitation graphique)
Le résumé : création d’une version simplifiée et illustrée d’un document
Le coaching visuel : reformulation des propos d’une personne pour l’aider à comprendre ses problématiques
L’illustration d’une présentation : synthèse visuelle d’un document dans la perspective d’une présentation orale
Chaque type de facilitation nécessite un ensemble de compétences et d'approches spécifiques, et est choisi en fonction des besoins spécifiques de la situation ou du groupe concerné.
Concrètement, le Facilitateur se charge de
Cadrer en déterminant les objectifs recherchés, les attentes, en prenant en compte le contexte, les contraintes…
Concevoir en élaborant ensuite une architecture d'atelier, un processus collaboratif
Animer en déployant le processus élaboré et en accompagnant le groupe, en l’aidant à surmonter ses difficultés et à rester focaliser sur l’objectif
Opérer un suivi post atelier pour implémenter la mise en œuvre découverte durant l'atelier.
Le vrai sujet : l'Atelier
Nous n'allons pas voir la phase de cadrage qui consiste à s'assurer d'avoir reçu un bon brief. Généralement, cela se passe au cours d'une réunion de "prépa" avec les personnes-clés concernées par le sujet.
Une fois le cadrage fait, on choisit le format de l'atelier qui se veut être adapté.
Je vous invite à aller sur ce site si vous voulez creuser : https://atelier-collaboratif.com/index.php
Si vous manquez d'idée, venez me voir ^^.
Enfin, on passe à l'atelier en tant que tel.
La bonne posture
Version classique
Prendre des notes (même si c’est enregistré) ;
Enregistrer (demander l’autorisation) ;
Être dans l’empathie pour comprendre le cheminement de pensée de l’utilisateur ;
Rester neutre ;
La star c’est l’autre : écoutez de façon active.
Rebondir lorsque cela est pertinent, creuser, mais ne pas distraire et ne pas interrompre l’utilisateur ;
Être attentif aux émotions sans porter de jugement ;
Sourire ;
Reformuler : pour faire écho ou pour reformuler une idée ;
Animer, donner du rythme ;
Connaître et sentir son public ;
Version Yoda
Flexible tu seras
De te tromper tu auras droit
Co-faciliter je te conseillerai
Le sourire sur ton visage tu colleras
Rebondir, une grande qualité sera
Neutre, tu resteras
Empathie il faudra !
Grande sera ton ouverture
Enfin, observateur tu seras.
Bien démarrer l'atelier
A mon sens, que ce soit un kick-off ou une simple réunion, c'est toujours appréciable lorsqu'on démarre la réunion par des ondes positives.
Si les membres de la réunion ne se connaissent pas, alors on fait un ice-breaker.
Si les membres se connaissent, alors on fait un energizer pour se donner la pêche.
Il ne faut pas que ce soit trop long sauf si l'objectif est d'avoir un véritable team-building.
Si vous manquez d'idée, pas besoin de révolutionner la roue : https://www.ice-breaker.fr/category/energizer/
Durant l'atelier
Les membres de la réunion vous suivront, ils seront donc en attente de vos directives.
Il faut être clair sur le déroulé et sur la gestion du temps. Si vous ne suivez pas le temps, vous allez vous faire déborder et même si l'atelier donne une sensation que ça s'est bien passé parce qu'il y avait une bonne ambiance, s'il n'y a pas de livrable exploitable, eh bien au bout du compte, c'est comme si rien ne s'était passé. Passée l'euphorie, les membres de la réunion ressortent avec un gout d'inachevé et donc a posteriori une mauvaise impression.
La gestion du temps est donc centrale ! Il ne faut pas hésiter à recadrer, à adapter le contenu de l'atelier si ça déborde, etc.
Je répète : vous devez être clair et donner des consignes sans temps mort.
Vous avez fini l'energizer ? Hop hop hop, on passe TOUT DE SUITE à l'étape d'après en rentrant dans le vif du sujet pour ne pas perdre la bonne énergie.
Vous ouvrez votre Miro et on y va.
Quelques petits conseils
Le principe d'un atelier, c'est que c'est ouvert. Si vous sentez que la sauce ne prend pas avec le format choisi, alors idéalement prévoyez un format de secours ou partez carrément sur de l'impro.
Parfois, certains groupes ne vont pas jouer le jeu et cela va vous toucher personnellement alors que vous n'avez rien à vous reprocher. Donc relax.
Si vous voyez que l'atelier nécessite une suite, proposez d'emblée.
Si le groupe est trop nombreux, prévoyez de faire des sous-groupes puis de les réunir pour célébrer ensemble.
Dernier point : si vous êtes en présentiel et que vous stressez, respirer et imaginer que vos pieds sont ancrés dans le sol. ça ira bien mieux ;-)
Conclusion
Bien évidemment, c'est en forgeant qu'on devient forgeron.
Le premier atelier, vous aurez la bouche pâteuse et vous sortirez épuisé de la session en étant mitigé sur le résultat. Mais à force de pratique, vous allez prendre goût et découvrir des nouvelles possibilités de travail !